Disclaimer
De internetsite van TOP Orthodontie is met uiterste zorg samengesteld. Alle informatie op deze website is het exclusieve eigendom van TOP Orthodontie. Alle teksten en artikelen op deze site zijn het resultaat van eigen berichtgeving. De voor deze website gebruikte foto’s, video’s en afbeeldingen zijn eigendom van TOP Orthodontie, tenzij anders is vermeld. Geen enkel deel van deze website mag gebruikt of gekopieerd
worden zonder voorafgaande toestemming van TOP Orthodontie.
De informatie op deze website is niet bedoeld als vervanging van enig advies. U kunt aan de informatie op deze site geen rechten ontlenen. Indien u, zonder verificatie of
nader advies, van de geboden informatie gebruik maakt, doet u dat voor eigen rekening en risico. Ondanks het feit dat TOP Orthodontie grote zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen en onderhouden van deze website en daarbij gebruik maakt van bronnen
die betrouwbaar geacht worden, kan TOP Orthodontie niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. Noch TOP Orthodontie, noch de auteurs, noch de vormgevers, noch de samenstellers, noch enige andere partij die betrokken is en/of is geweest bij de samenstelling en/of openbaarmaking van deze
pagina’s, aanvaarden enige aansprakelijkheid voor directe of indirecte schade, van
welke aard dan ook, die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de gepresenteerde
gegevens.
Privacyregeling en geheimhouding
Patiënteninformatie wordt niet aan derden door gestuurd of verteld zonder overleg met
en met mede weten van de patiënt.
Website
Deze website kunt u anoniem raadplegen. TOP Orthodontie verzamelt geen namen of
andere gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoekers van deze site.
Statistische gegevens, die van belang zijn voor verbetering van de website, worden wel
verzameld. Indien u via deze website gebruik maakt van onze diensten vragen wij
wellicht naar uw gegevens. Deze worden enkel voor de uitvoering en administratie
gebruikt en worden niet aan derden ter beschikking gesteld.
Informed Consent
Meer informatie over de risico’s, beperkingen en ongemakken van een orthodontische
behandeling vind je hier in onze Informed Consent.
Privacybeled TOP Orthodontie
Inleiding
De AVG is sinds 25 mei 2018 in werking. Vanaf datmoment gelden er voor alle
Europese landen dezelfde regelsrondom de verwerking van persoonsgegevens.
Daarnaast zijn dezeregels aangescherpt. Een voorbeeld: waar voorheen
verondersteldetoestemming door niet reageren ook als toestemming voldoendewas, is
dit nu veranderd in uitdrukkelijke toestemming door eenactieve handeling (bijvoorbeeld
handtekening na aanvinken).
De praktijk voert een privacybeleid uit, dat is gebaseerd op een aantal uitgangspunten.
Hieronder staan deze kort genoemd.
• Voor verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens buiten die gegevens die
noodzakelijk zijn voor de behandelovereenkomst met de patiënt, is uitdrukkelijke
toestemming vereist. Voorbeeld: verzending nieuwsbrief.
• Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor het doel waarvoor zij zijn
verstrekt.
• Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit nodig is voor de
uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. Persoonsgegevens die
nodig zijn voor de doeleinden van de praktijkvoering worden verwerkt en geen
andere die hiervoor niet noodzakelijk zijn.
• De praktijk heeft de juiste technische en organisatorische maatregelen genomen
ter bescherming van de verwerkte persoonsgegevens.
• De praktijk informeert personen van wie persoonsgegevens worden gebruikt over
de rechten die zij in dit kader hebben in een privacyverklaring.
Het privacybeleid wordt periodiek geëvalueerd en, indien nodig, aangepast.
Voor vragen over het privacybeleid of andere vragen over de bescherming van
persoonsgegevens binnen de praktijkvoering kan contact worden opgenomen met:
TOP Orthodontie
Bisschopstraat 39
7513 AJ Enschede
Contactpersoon
Debbie: debbie@toporthodontie.nl
Jeanine: jeanine@toporthodontie.nl
053-4318185
Persoonsgegevens en verwerkingsregister
Ter uitvoering van de behandelovereenkomsten met patiënten worden
persoonsgegevens van patiënten verwerkt. Dit zijn “gewone persoonsgegevens” zoals
NAW- gegevens, waarbij gegevens herleidbaar zijn tot een persoon, maar ook
bijzondere persoonsgegevens zijn noodzakelijk ter uitvoering van de
behandelovereenkomst. Bijzondere persoonsgegevens zijn iets meer gevoelige
gegevens omtrent iemands gezondheid, medische geschiedenis, medicatiegebruik.
Deze persoonsgegevens zijn vaak meer gevoelig dan bijvoorbeeld NAW-gegevens.
Hieronder staan de persoonsgegevens die in de praktijk worden verwerkt
gecategoriseerd in beeld.
Persoonsgegevens:
– NAW-gegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Verzekeringsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens:
– Medische gegevens medicatiegebruik
– Medische gegevens gezondheid
– BSN nummer
Voor verwerking van persoonsgegevens is op grond van de AVG een grondslag (doel)
vereist. Is er geen grondslag, dan is de verwerking niet toegestaan. De praktijk verwerkt
persoonsgegevens onder de volgende grondslagen. De rood gearceerde stukken tekst
moeten op het intakeformulier worden overgenomen, zodat de vereiste toestemming
ook door de patiënt wordt gegeven.
Verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens is noodzakelijk ter uitvoering van een
behandelovereenkomst met de patiënt. Bij het sluiten van de behandelovereenkomst/aangaan behandelrelatie wordt de patiënt op het intakeformulier hiervoor
om uitdrukkelijke toestemming door middel van handtekening verzocht. Hieronder vallen
de volgende verwerkingen:
• Verzenden van afspraak herinneren middels sms- of emailbericht
• Het factureren van de behandelingen aan de patiënt.
• Bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens over gezondheid en
medicatiegebruik zijn noodzakelijk voor een goede medische anamnese en
zorgvuldige medische behandeling van de patiënt.
• Bijzondere persoonsgegevens zoals BSN-nummer en nummer
identificatiedocument zijn noodzakelijk ter uitvoering van een wettelijke
verplichting van de zorgaanbieder de patiënt voldoende te identificeren.
Verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens is daarnaast tevens nodig voor andere
doelen dan specifiek de uitvoering behandelovereenkomst:
• Verzenden van nieuwsbrieven aan patiënten. Patiënten wordt hiervoor op het
aanmeldformulier uitdrukkelijk om toestemming gevraagd.
• In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations,
worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygiënisten.
• Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te
hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit
van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis
plaats, tenzij er zich risico’s voor de patiënt hebben voorgedaan. In dit geval
wordt de patiënt hierover ingelicht.
Wanneer is de praktijk wettelijk verplicht om persoonsgegevens te delen?
Op grond van onder meer de Wkkgz is IGJ (inspectie) onder andere belast met toezicht
en handhaving op de zorg in het kader van calamiteiten en geweld bij de zorgverlening
of ernstig disfunctioneren van een medewerker. IGJ is in die situatie wettelijk gerechtigd
dossiers op te vragen en in te zien. De praktijk is gehouden hieraan medewerking te
verlenen.
De NZa is toezichthouder op de markt. Uit dien hoofde heeft de NZa recht op inzage in
gegevens waaronder medische dossiers, waaraan de praktijk wettelijk gezien
medewerking dient te verlenen.
Alle verwerkingen van de hierboven genoemde persoonsgegevens zijn geregistreerd in
een verwerkingsregister persoonsgegevens. Het verwerkingsregister moet periodiek
gecontroleerd worden op actualiteit en juistheid door de praktijkmedewerker die met
uitvoering van het privacybeleid is belast.
De AP kan bij een controle verzoeken om inzage in het verwerkingsregister
persoonsgegevens.
Technische en organisatorische maatregelen
Op grond van de AVG moeten bedrijven, instanties en zorgaanbieders maatregelen
nemen om onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens en datalekken tegen te
gaan. Hieronder staan een aantal maatregelen die genomen moet worden. Daarnaast
kan de NEN 7510 inzicht bieden in wat de praktijk nog meer kan doen in het kader van
informatiebeveiliging (meer info: www.werkenmetnen7510.nl). De praktijk heeft de
volgende maatregelen genomen:
1. De praktijkmanager is binnen de praktijk aanspreekpunt voor de informatiebeveiliging
en actualiseert jaarlijks de maatregelen en afspraken zoals hieronder benoemd.
2. Praktijkmedewerkers hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen
worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo
nodig geautoriseerd.
3. Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. Emailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
4. De praktijk werkt volgens het protocol meldplicht datalekken.
5. Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een
regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
6. Praktijkmedewerkers hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het
document veelgestelde vragen privacy en patiëntenrechten.
7. De praktijk werkt met patiënten een softwaresysteem:
• Met de leverancier van dit softwaresysteem is een verwerkersovereenkomst
gesloten. Daarnaast zijn afspraken gemaakt over veilig aansluiten of installeren
van applicaties/programma’s.
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
• De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy
van persoonsgegevens is gewaarborgd.
• De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
• Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
• Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
• Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan het BSN.
• Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
• Niet actuele patiëntgegevens worden mimimaal 15 jaar bewaard, tenzij op
verzoek van patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
Verwerkersovereenkomst
In de praktijk wordt samengewerkt met derde partijen ter uitvoering van de
behandelovereenkomst met de patiënt. De praktijk is en blijft eindverantwoordelijke voor
een goede en veilige omgang met de persoonsgegevens van patiënten. Om dit te
kunnen waarborgen is met alle derde partijen een verwerkersovereenkomst gesloten.
Samenwerking met derden ter uitvoering van de behandelovereenkomst.
De praktijk heeft meerdere doeleinden. Het belangrijkste doel is uitvoering van de
behandelovereenkomst. In dit kader mogen persoonsgegevens op grond van de AVG
aan derden worden verstrekt voor zover dit hiervoor nodig is.
Voor de uitoefening van de behandelovereenkomst werkt de praktijk samen met
onderstaande partijen. Voor deze samenwerking geldt: deze samenwerking is
noodzakelijk voor de uitoefening van de behandelovereenkomst, wat betekent dat het
delen van persoonsgegevens is toegestaan.
• softwareleverancier patiëntenadministratie
• websitebouwer
• office softwareleverancier
• factoringmaatschappij
• Vecozo
Protocol meldplicht datalekken en register datalekken
De praktijk heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om een
eventueel verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Desondanks kan een datalek zich toch voordoen. Er is een protocol meldplicht
datalekken en register datalekken ontwikkeld, waarbij tevens een stappenplan geldt,
zodat schade zoveel als mogelijk beperkt kan worden. Op het moment dat een datalek
zich voordoet, handelt de praktijk conform het protocol datalekken, welke een onderdeel is van de AVG toolkit.
Ieder datalek binnen de praktijk wordt geregistreerd in het datalekkenregister. Ieder datalek moet worden gemeld aan de AP, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
